Claves para Conducir Entrevistas en Investigaciones de Compliance

Las investigaciones internas de Compliance son esenciales para identificar y abordar posibles incumplimientos normativos dentro de una organización. Uno de los elementos más críticos en este proceso es la realización de entrevistas a las partes involucradas, ya que estas aportan información clave para esclarecer los hechos y tomar decisiones. Sin embargo, las entrevistas de investigación deben ser manejadas con cautela y siguiendo pautas específicas para garantizar su efectividad y sensibilidad.

La Importancia de las Investigaciones de Compliance

Las investigaciones de Compliance se realizan para detectar, investigar y corregir posibles violaciones de normas, políticas internas o leyes que puedan comprometer la integridad de una organización. Son fundamentales para mantener la ética corporativa y prevenir riesgos legales o reputacionales. Dada la naturaleza de estos procesos, las entrevistas a los implicados son cruciales para obtener información detallada y precisa.

Un Proceso Sensible

Las entrevistas en el contexto de una investigación interna son particularmente sensibles. Los empleados pueden sentirse vulnerables o temerosos de represalias, por lo que es vital manejar el proceso con profesionalismo, confidencialidad y empatía. El entrevistador debe ser imparcial y asegurar un entorno en el que los entrevistados se sientan seguros para compartir la información necesaria.

Principios Fundamentales para una Investigación Eficiente

Una investigación efectiva requiere de una planificación rigurosa. Esto incluye definir un plan claro para la investigación y convocar a las personas correctas, determinando quiénes deben ser entrevistados y en qué orden. Al iniciar la entrevista, es esencial establecer el propósito de la misma y garantizar que el entrevistado entienda el contexto sin sentirse intimidado.

Aspectos a Considerar Durante la Entrevista

Durante la entrevista, es clave seguir un enfoque estructurado, manteniendo siempre la neutralidad y permitiendo que el entrevistado hable libremente. Sin embargo, hay pautas importantes que deben considerarse, como evitar preguntas leading (sugestivas) o suposiciones que puedan influir en las respuestas. La entrevista debe centrarse en los hechos y detalles objetivos que ayuden a clarificar la situación investigada.

Lo Que Se Debe Evitar

Entre los errores más comunes está la falta de preparación adecuada, lo que puede llevar a entrevistas poco productivas. También es crucial evitar cualquier tono acusatorio o lenguaje que pueda poner a la defensiva al entrevistado. La neutralidad y el respeto son fundamentales para garantizar que el proceso sea justo y efectivo.

Gestión de la Información Obtenida

Tras la entrevista, el manejo de los documentos y pruebas obtenidos debe seguir estrictas pautas de confidencialidad. La información recolectada debe ser tratada de manera profesional, asegurando que se use exclusivamente para los fines de la investigación y se almacene de manera segura.

Informe de Investigación y Seguimiento

Una vez finalizada la investigación, el siguiente paso es elaborar un informe detallado que resuma las entrevistas, los hallazgos clave y las recomendaciones. Este informe debe ser claro, preciso y estar respaldado por la evidencia obtenida. Posteriormente, se debe llevar a cabo un seguimiento para asegurarse de que las medidas correctivas sean implementadas de manera adecuada y que se tomen las decisiones necesarias para prevenir futuros incidentes.

En resumen, las entrevistas en investigaciones de Compliance son un componente crucial del proceso de investigación. Al seguir un enfoque estructurado y mantener altos estándares de confidencialidad y neutralidad, las organizaciones pueden asegurar que las investigaciones internas se realicen de manera eficiente y con resultados sólidos.