- ¿Qué son los KPIs?
Los KPIs (Key Performance Indicators) son medidas cuantificables que permiten evaluar el rendimiento de una empresa o de un área específica dentro de ella. Estos indicadores se seleccionan estratégicamente para medir el progreso hacia las metas establecidas.
Permiten obtener una radiografía completa sobre los resultados y enfocarse en lo esencial, respaldar la toma de decisiones, facilitar la comunicación interna y motivar a los empleados. Son una herramienta fundamental para evaluar el éxito de las estrategias implementadas para el logro de los objetivos.
Es por ello que muchos los definen como métricas discretas que nos permiten medir el rendimiento de nuestro Programa de Compliance.
- ¿Y los KCsI?
Los KCIs (Key Compliance Indicators) son aquellas métricas específicas que se utilizan en el ámbito de Compliance para demostrar la adecuación del programa o de un elemento en particular, como pueden ser las formaciones, al tamaño y actividad que desarrolla la organización.
Esta herramienta permite a la Alta Dirección y al Compliance Officer, tomar rápidamente decisiones bien fundamentadas en los datos, evaluar si el Plan de Actuación determinado para los riesgos a los que se encuentra expuesta la empresa es el correcto o requiere modificaciones, detectar nuevas incidencias, prevenir riesgos de cumplimiento, determinar el volúmen de personal capacitado en Compliance y las tasas de absentismo, contar con una trazabilidad de la sensibilización a los trabajadores en un período de tiempo, mejorar y actualizar el Programa y las cápsulas de formación.
- ¿Cuáles son algunos de los KCIs más utilizados?
La relación entre el Compliance y los KPIs se basa en la necesidad de medir y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y éticos establecidos. A continuación, se mencionan las formas en que se relacionan ambos conceptos:
- Establecimiento de KCIs: Una organización puede establecer KPIs específicos relacionados con el cumplimiento. Actualmente se denominan KCIs (Key Compliance Indicators). Estos indicadores pueden medir aspectos como el cumplimiento normativo, el seguimiento de políticas internas, la implementación de controles de seguridad, la capacitación en ética, la cantidad de denuncias realizadas, el resultado de las investigaciones internas practicadas, entre muchos otros.
- Monitoreo y reporte de KCIs: Los KPIs de cumplimiento pueden ser monitoreados y reportados regularmente para evaluar el rendimiento y detectar posibles incumplimientos. Estos indicadores proporcionan una visión objetiva y cuantificable de la situación del cumplimiento en la organización. El monitoreo y reporte de los KPI ayudan a identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas para mitigar riesgos y mantener la integridad y reputación de la organización.
- Integración del Compliance en los KPIs generales: Además de los KPIs específicos de cumplimiento, es importante integrar particularidades propias del área en los KPIs generales de la organización. Por ejemplo, los indicadores financieros pueden incluir el seguimiento de prácticas contables éticas y el cumplimiento de las leyes fiscales. Los KPIs de gestión de riesgos pueden incorporar la evaluación del riesgo de incumplimiento y las medidas de mitigación implementadas. De esta manera, Compliance se convierte en una parte integral de la medición del desempeño global de la organización.
Estas métricas permiten evaluar la capacidad de una organización para cumplir con las políticas internas y externas, así como con las regulaciones gubernamentales y las actividades con agencias reguladoras específicas (especialmente del área de cumplimiento).
Estos indicadores pueden ser cuantitativos o cualitativos, siendo estos últimos ampliamente utilizados para evaluar el desempeño de las medidas tomadas y prevenir incidentes.
- ¿Cómo una organización puede medir sus KCIs?
Recuerda que los KCI pueden variar según la industria, el tamaño y las necesidades específicas de cada organización. Es importante seleccionar los indicadores que mejor reflejen los aspectos clave del cumplimiento y permitan evaluar el desempeño de manera efectiva.
Vamos a algunos supuestos:
- Porcentaje de cumplimiento normativo: Este KCI mide el nivel de observancia de las leyes y regulaciones aplicables a la organización. Se puede calcular analizando el número de requisitos legales cumplidos en comparación con el total de requisitos aplicables.
- Número de denuncias o incidentes de incumplimiento: Determina de forma cuantitativa los incumplimientos reportados dentro de la organización. Puede incluir denuncias de prácticas inapropiadas, violaciones de políticas internas o incumplimientos de leyes y regulaciones externas. Un aumento en el número de denuncias puede indicar posibles áreas de incumplimiento que requieren atención y acciones correctivas.
- Tiempo de respuesta y resolución de denuncias: Se evalúa la eficiencia y eficacia del procedimiento establecido de forma interna para la investigación de incidencias, teniendo en cuenta el tiempo promedio que destina la organización a responder una denuncia, investigarla y resolverla adecuadamente. Un tiempo de respuesta y resolución más rápido indica una gestión adecuada de los problemas de Compliance.
- Resultados de auditorías internas y externas: Este indicador permite medir aspectos como el porcentaje de hallazgos de auditoría resueltos, la tasa de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría y la calidad de los informes de auditoría. Los resultados positivos demuestran un sólido programa de cumplimiento y una gestión efectiva de los riesgos.
- Participación y completitud de programas de capacitación: A través de ésta métrica, es posible medir la efectividad de los programas de formación en Compliance, analizando el porcentaje de participación de los trabajadores así como también contar con una trazabilidad de aquellos que efectivamente finalizan el curso, la cantidad de aprobados y desaprobados y el cumplimiento de los plazos establecidos para realizar la formación. La alta participación y aprehensión de los contenidos, indicará un mayor nivel de conciencia y compromiso con Compliance en toda la organización.
- Nivel de capacitación y concientización: Esta métrica permite evaluar, mediante pruebas de conocimiento, encuestas de percepción o evaluaciones del impacto de la formación en el comportamiento y las prácticas de los empleados.
- Porcentaje de correcciones y acciones correctivas implementadas: Este KPI analiza el nivel de respuesta a hallazgos de incumplimiento o recomendaciones de auditoría. Evalúa la capacidad de la organización para abordar y resolver eficientemente los problemas identificados.
- Índice de satisfacción del cliente interno/externo: Este KPI evalúa la satisfacción del cliente interno (empleados) y externo (clientes, proveedores, etc.) en relación con el cumplimiento y las prácticas éticas de la organización. Se puede medir mediante encuestas de satisfacción que incluyan preguntas específicas sobre Compliance y la conducta ética.
- Evaluación de riesgos de cumplimiento: Este KPI mide la efectividad del proceso de evaluación y gestión de riesgos de Compliance. Se evalúa la capacidad de la organización para identificar y evaluar los riesgos de incumplimiento y tomar medidas para mitigarlos. Puede incluir la frecuencia y calidad de las evaluaciones de riesgos realizadas, así como el seguimiento de las medidas de mitigación implementadas.
- Evaluación de proveedores y terceros: Este KPI evalúa la efectividad del proceso de evaluación y gestión de proveedores y terceros en términos de Compliance. Se puede medir mediante el porcentaje de proveedores o terceros evaluados en relación con el total de proveedores o terceros, así como el cumplimiento de los requisitos de cumplimiento establecidos.
- ¿El ahorro de multas y sanciones es un KCI relevante?
Esta métrica mide la eficacia de la organización para prevenir infracciones que pudieran resultar en penalidades económicas.
El KCI evaluaría el monto total de las multas y sanciones evitadas durante un período determinado, en comparación con un período anterior o un objetivo establecido. Este indicador permitiría medir la efectividad de las políticas y controles de compliance implementados por la organización.
Es fundamental mantener un enfoque equilibrado que también considere otros aspectos, como la eficacia en la prevención de riesgos, KCIs predictivos de la cultura ética y el grado de satisfacción de los empleados y clientes, entre otros factores relevantes para el cumplimiento efectivo.
- Conclusión
Los indicadores de compliance son una muestra del grado de madurez de compliance de la empresa y su nivel de gestión de los riesgos identificados y evaluados en el mapa de riesgos en compliance.
